21 نکته طلايي براي مديريت زمان


21 نکته طلايي براي مديريت زمان

به گزارش سرویس روانشناسی روز از نو , هيچگاه از اينکه وقت کافي براي انجام کارها و پيشرفت در زندگي نداريد شکايت نکنيد. شما همان تعداد ساعت در روز را در اختيار داريد که افراد موفقي مانند هلن کلر، پاستور، البرت اينشتين، پروفسور حسابي و دکتر ميرزاخاني داشته‌اند.
تفاوت در روش، ترتيب و نحوه‌ي مديريت زمان است که باعث افزايش يا کاهش کارايي افراد مي‌شود. با زوميت همراه شويد تا برخي نکات مهم افزايش کارايي را با هم مرور کنيم.
افراد بسياري در دنيا تلاش مي‌کنند تا به کارايي بالا دست يابند. افرادي که سراسيمه از کاري به کار ديگر مي‌روند، هميشه در حال هماهنگي و چک کردن ايميل‌ و پاسخ به تلفن هستند و در اين عقيده که “مشغله‌ي زياد و سخت کار کردن نتيجه‌اي جز رسيدن به موفقيت ندارد” مشترک هستند.
چنين باوري ممکن است تا حدي درست باشد ولي در نهايت منجر به کارايي سطحي و بي خردانه مي‌شود. در اين مقاله قصد داريم تا روش‌ها و رويکردهاي متفاوت‌تري را با شما در ميان بگذاريم. رويکردهايي که درون‌مايه‌ي آن کار و تفکر هوشمندانه است.
در چنين رويکردي به جاي اينکه همانند ربات شروع به انجام کار کنيد با خود بيانديشيد و از خود سوال کنيد که چطور مي‌توانم اين کارها را سريع‌تر و با کارايي بيشتري انجام دهم؟
مديريت زمان به معني تجميع کارهاي زياد براي انجام در يک روز نيست بلکه به معني ساده سازي چگونگي انجام کار، نحوه‌ي انجام سريع همراه با کاهش استرس است.
من به شما قول مي‌دهم که شما در طول روز زمان کافي براي انجام کاري‌هايي را که دوست داريد را در اختيار داريد؛ تنها کافي است تا کمي چينش و نحوه‌ي انجام‌شان را تغيير دهيد.
نکاتي که در ادامه به آن‌ها اشاره مي‌کنيم، بسيار مفيد و کاربردي هستند ولي براي هر فردي کارايي متفاوتي دارند. به اين ليست به عنوان کاتاليزوري براي بهبود و تصحيح شيوه‌ي کاري و فکري نگاه کنيد و سعي کنيد تا در انجام امور روزانه از آن تبعيت کنيد.

حال به بررسی 21 نکته طلایی برای مدیریت زمان می پردازیم .

نکات طلایی مدیریت زمان

۱. ابتدا کارهاي مهم را انجام دهيد
اين قانون، قانون طلايي مديريت زمان است. هر روز دو يا سه کار را که اهميت بيشتري براي تکميل شدن دارند را شناسايي کنيد و سعي کنيد تا قبل از امور ديگر به آن‌ها بپردازيد.
وقتي که کارهاي مهم مد نظرتان را به پايان رسانديد، مي‌توانيد بگوييد که روز موفقي داشته‌ايد. در چنين شرايطي شما امکان اين را داريد تا به امور ديگر بپردازيد يا اگر وقت و حوصله نداريد آن‌ها را به روز بعد موکول کنيد چرا که امور ضروري آن روز را انجام داده‌ايد.
چنين روشي استرس و دغدغه‌هاي ذهني شما را نيز تا حد قابل توجهي کاهش مي‌دهد زيرا با رعايت اين روش هيچگاه کارهاي مهم‌تان که جزو دغدغه‌هاي اصلي روزانه‌تان است، باقي نخواهد ماند.

۲. نه گفتن را ياد بگيريد
انجام تعهدات زماني زياد، مي‌تواند به ما بياموزد که چگونه از پس درگيري‌هاي مختلف و فشرده‌ي کاري بر آييم و مديريت زمان را ياد بگيريم. چنين دستاوردي مي‌تواند تحولي بزرگ در زندگي به وجود آورد.
روش کار به اين صورت است که شما بايد در صورت امکان برخي امور را به تعويق بياندازيد و حتي به برخي فرصت‌ها و درخواست‌ها جواب منفي دهيد.
هدف اصلي اين است که شما فقط تعهداتي را بپذيريد که از عهده‌ي انجام آن بر مي‌آييد و در مدت زمان مقرر مي‌توانيد آن را به نحو احسن به انجام برسانيد.

۳. حداقل ۷ تا ۸ ساعت بخوابيد
برخي افراد خيال مي‌کنند که با کاهش زمان خواب‌شان مي‌‌توانند کارهاي بيشتري انجام دهند و بهره‌وري خود را افزايش دهند؛ چنين روشي نه تنها باعث بهره‌وري بيشتر نمي‌شود بلکه تمرکز را تا حد زيادي کاهش مي‌دهد و کيفيت زندگي فرد را پايين مي‌آورد.
مطالعات نشان مي دهد که اکثر افراد براي داشتن عملکرد بهينه‌ي مغزي و بدني نياز به ۷ تا ۸ ساعت خواب روزانه دارند. اگر در خواب روزانه‌ چنين زمان بندي را رعايت کنيد پس از مدتي نتايج آن را خواهيد ديد؛ بنابراين هيچگاه خواب و تاثير آن را در زندگي دست کم نگيريد.

۴. تمام حواس‌تان را به کاري که انجام مي‌دهيد متمرکز کنيد
تمام پنجره‌هاي ويندوز را ببنديد و تلفن خود را در جايي دور از چشم و به حالت بي صدا قرار دهيد. تا حد امکان سعي کنيد مکاني دنج و بي سرو صدا براي کارتان پيدا کنيد يا اگر مانند خود من جزو افرادي هستيد که گوش دادن به موسيقي ملايم در انجام کارها کمک‌تان مي‌کند؛ مي توانيد از موسيقي‌هاي کلاسيک يا صداي طبيعت در حين انجام کار بهره بگيريد.
سعي کنيد تا به کاري که انجام مي‌دهيد متمرکز شويد و خود را در آن غرق کنيد و به چيز ديگري فکر نکنيد.

۵. انجام کارها را به تعويق نياندازيد
تقريبا همه‌ي ما از به تعويق انداختن کارهايمان رنج مي‌بريم و هميشه در ذهنمان براي کارهاي عقب مانده برنامه ريزي مي‌کنيم ولي در نهايت کاري انجام نمي‌دهيم. جمله‌ي معروف “از شنبه فلان کار را انجام خواهم داد” نيز اشاره به همين مشکل دارد.
راه حل اين مشکل انجام سريع کارهاي به تعويق افتاده است به بيان ديگر در انجام کارها سعي کنيد تعلل نکنيد و بلافاصله شروع به انجام آن نماييد. چنين رويه‌اي در انجام کارها باعث مي‌شود که شما استرس کمتري داشته باشيد و کارهاي‌تان به سرعت پيش برود. رمز موفقيت در اين روش، مصمم بودن و پايداري در انجام و به پايان رساندن کارهاست.

۶. اجازه ندهيد که جزئيات کم اهميت سرعت و انگيزه‌ي شما را کاهش دهد
اغلب اوقات به دليل توجه بيش از اندازه به جزئيات، مدت زمان انجام پروژه‌ها افزايش قابل توجهي مي‌يابد. کمال‌گرايي در عين داشتن مزاياي مختلف باعث مي‌شود که پروژه‌هاي شما با تاخير مواجه شوند.
راهکاري که در اين راستا وجود دارد تکميل پروژه و توجه به جزئيات پس از اتمام کار است. براي نيل به اين منظور بهتر است کارهاي اصلي و عمده‌ي پروژه را به طور کامل انجام دهيم و سپس وارد جزئيات کار و دقت در ويژگي‌ها و بهبود مشکلات جزئي شويم.

۷. وظايف مهم و کليدي را در خود تبديل به عادت نماييد
نويسنده‌اي را در نظر بگيريد که مدام در حال نوشتن است و نوشتن امري منظم و هميشگي براي او به شمار مي‌رود. به عنوان مثال تکميل و بروزرساني مقالات و رسيدگي به کارهاي دانشجويان و تهيه و ارسال متون مختلف و مکاتبات اداري جزئي از کارهاي روزمره‌ي اين فرد به شمار مي‌رود. شايد به لحاظ کمي، حجم نوشتن اين فرد همانند بسياري افراد ديگر باشد اما به دليل ماهيت منظم و هميشگي، اين کار براي او قابل کنترل‌تر است زيرا نوشتن براي او تبديل به يک عادت شده است. چنين روالي به ندرت به هم مي‌خورد زيرا اين کار در ذهن او تبديل به عادت شده است. عادت کردن به امور مهم و کليدي باعث مي‌شود تا از انجام آن‌ها لذت ببريم.

۸. در خصوص وقتي که صرف تلويزيون و اينترنت و بازي‌هاي رايانه‌اي مي‌کنيد واقع بين باشيد
صرف وقت زياد براي مرور پيام‌هاي تويتري و چک کردن شبکه‌هاي اجتماعي و تماشاي تلويزيون و فيلم مي‌تواند موجب افت شديد کارايي روزانه‌ي فرد گردد.
بهتر است در خصوص صرف وقت براي فعاليت‌هاي مذبور دقت بيشتري به خرج دهيد و هر فعاليتي که وقت بيشتري از شما مي‌گيرد را کاهش دهيد.

۹. براي تکميل و اتمام کارهاي‌تان محدوديت زماني قرار دهيد
سعي کنيد تفکر اشتباه “اين کار را شروع مي‌کنم و تاجايي ادامه مي‌دهم که تمام شود” را با “اين کار را تا سه ساعت تمام مي‌کنم” جايگزين نماييد.
محدوديت زماني در انجام کارها علاوه بر افزايش کارايي موجب تمرکز بيشتر افراد مي‌شود حتي اگر در نهايت مجبور شويد تا بازه‌ي زماني اتمام کار را افزايش دهيد.

۱۰. مابين کارهاي‌تان مدت زماني را براي تجديد قوا در نظر بگيريد
وقتي پس از اتمام کاري بلافاصله و با عجله کار ديگري را شروع کنيد؛ احتمال اينکه به طور کامل و درست از پس آن برآييد، کاهش مي‌يابد زيرا در اين حالت انگيزه و تمرکز شما براي انجام کار جديد کم است.
فراهم کردن فرصتي براي استراحت و تجديد قوا در بين کارها و پروژه‌ها باعث مي‌شود تا مغزتان يک نفس راحت بکشد. براي داشتن نتيجه‌ي مطلوب‌تر مي‌توانيد در اين فرصت به پياده روي برويد، مديتيشن انجام دهيد يا به انجام تمرينات رها سازي ذهن بپردازيد.

۱۱. هيچگاه به کل ليست بلند بالاي کارهايي که بايد انجام دهيد، فکر نکنيد
راحت‌ترين راهي که مي‌تواند اراده‌ي شما را متزلزل کند، فکر کردن به ليست بلندبالاي کارهايي است که بايد انجام دهيد. به ياد داشته باشيد که چنين کاري هيچ تاثير مثبتي در انجام امور ندارد و کاري از پيش نمي‌برد.
بهترين راه براي کسب نتيجه‌ي مطلوب، اولويت بندي کارها و تمرکز بر انجام ترتيبي کارها است.

۱۲. شيوه‌ي زندگي سالم را رعايت کنيد
مطالعات متعدد نشان از ارتباط مستقيم کارايي بالا با شيوه‌ي زندگي سالم دارد. شيوه‌ي زندگي سالم شامل رعايت نکات مهم مانند خواب کافي، ورزش و تغذيه سالم مي‌باشد که باعث افزايش سطح انرژي مي‌شود. چنين رويکردي تاثير مثبت بر کارايي ذهن دارد و موجب تمرکز بيشتر و راحت‌تر در انجام امور مي‌شود.

۱۳. کمتر کار کنيد!
اين تاکتيک توسط يکي از وبلاگ نويسان مورد علاقه‌‌ي من به نام لئو بابوتا توصيه مي‌شود. در حقيقت کمتر کارکردن به معني انجام کارهاي واقعا مهم است. عجله نکنيد. بر روي کاري که بايد انجام دهيد دقت کنيد و تمرکزتان را حول امور مرتبط با آن قرار دهيد. انجام تعداد کار محدود ولي مهم از انجام کارهاي زيادي که قريب به اتفاق آن‌ها ارزش زيادي ندارند، نتيجه‌ بيشتري به دنبال خواهد داشت.

۱۴. از تعطيلات آخر هفته تا مي‌توانيد لذت ببريد
يکي از الگوهاي رفتاري مورد علاقه‌ي من تصويري از پدر خانواده‌ است که کارهاي روزمره‌اش را رها کرده و مي‌گويد: امروز جمعه اس؛ برويم گردش!
جمله‌ي فوق شايد کمي مضحک به نظر برسد ولي اتخاذ چنين رويه‌‌اي و استفاده از وقفه‌هاي کاري آخر هفته و لذت بردن از آن باعث مي‌شود تا حجم کاري زياد در طول هفته برايمان قابل تحمل‌تر گردد. با کمي مديريت حتي مي‌توان در طول هفته نيز زمان‌هايي را براي فعاليت‌هاي مختلف تفريحي اختصاص داد.

۱۵. يک سيستم سازمان‌دهي امور براي خود ايجاد کنيد
عملکرد سازمان‌دهي شده تاثير قابل توجهي در صرفه جويي زماني دارد. شايد در نگاه اول پياده سازي يک سيستم سازمان‌دهي امري پيچيده و دشوار به نظر برسد ولي با پياده سازي تدريجي چنين سيستمي شاهد کارايي باور نکردني در انجام امور خواهيد بود.
نکته‌ي مهمي که در اين راستا وجود دارد رعايت هميشگي قوانين سازماندهي است به عبارت ديگر سعي کنيد به صورت پيوسته مستندات مربوطه را بروز نگهداريد و از اينکه همه‌ي کارها و امور را مدنظر قرار دهيد، اطمينان حاصل کنيد. نکته‌ي مفيد ديگر در بهبود سيستم سازمان دهي، پياده سازي ساده‌ي آن است به طوري که حفظ و بروزرساني و کار با آن راحت باشد.

۱۶. زمان‌هاي بيکاري‌تان را پر کنيد
ما معمولا در طول روز زمان‌هاي تلف شده‌ي زيادي داريم که در اين مدت هيچ کاري انجام نمي‌دهيم. اتاق انتظار پزشکان، انتظار براي اتمام جلسه‌ي مسئولان يا سالن انتظار فرودگاه يا مترو جاهايي هستند باعث اتلاف زمان ما مي‌شوند.
سعي کنيد برخي کارهاي‌تان را در چنين زمان‌هايي انجام دهيد؛ به عنوان مثال در اين زمان‌ها مقالات و کتاب‌هايي را که در دست مطالعه داريد را مرور و مطالعه کنيد يا مکاتبات کاري و شخصي خود را در چنين زمان‌هايي انجام دهيد. چنين رويه‌اي باعث مي‌شود که کارايي شما افزايش قابل ملاحظه‌اي يابد.

۱۷. در اتاق‌تان را قفل کنيد!
گاهي تنها راهي که براي اتمام کاري وجود دارد اين است که خودتان را در اتاقي حبس کرده و ارتباط‌ خود را با بيرون قطع کنيد تا دور از هر مزاحمتي بتوانيد روي موضوع کاري‌تان تمرکز نماييد.

۱۸. روي برنامه‌ي کاري‌تان متعهد باشيد
شايد تذکر اين نکته به گوش شما تکراري باشد ولي به دليل اهميت آن و مشکلاتي که با عدم رعايت آن در کارايي فرد به وجود مي‌آيد، در اينجا به آن اشاره مي‌کنيم.
سعي کنيد تا مي‌توانيد بر روي برنامه‌ي کاري‌تان متعهد باشيد. داشتن روحيه تعهدگرايانه،مصمم بودن، پيگير بودن و داشتن عملکرد حرفه‌اي در انجام پروژه‌ها مي‌تواند در اين راستا شما را ياري دهد.

۱۹. کارهاي مشابه را دسته بندي کنيد
روزي را تصور کنيد که دو تمرين برنامه نويسي، تکميل نگارش سه مقاله و تماشاي دو ويدئوي آموزشي را در برنامه‌ي کاري داريد. قبل از شروع به انجام آن‌ها با هر ترتيب دلخواه، ابتدا کارهاي مشابه را دسته بندي کرده و هر گروه را به صورت متوالي انجام دهيد.
وظايف مختلف نياز به تفکر متفاوتي دارند؛ بنابراين اجازه دهيد ذهن‌تان سير ثابت خود را در خصوص کارهاي مشابه ادامه دهد. تعويض غيرضروري راستاي فکري به دليل انجام کارها با ترتيب مختلف باعث کاهش قابل توجه کارايي مي‌شود.

۲۰. زماني را براي کسب آرامش در نظر بگيريد
دنياي امروز پر از پيچيدگي‌هاست؛ چنين دنيايي به دليل ماهيت تغيير سريع و سرعت زياد، امکان داشتن زماني براي آرامش را از بسياري مردم سلب کرده است؛ بنابراين ضرورت داشتن تمريناتي که باعث کسب آرامش مي‌شود، دو چندان است.
در زندگي زماني را براي کسب آرامش و سکون و کاهش اضطراب در نظر بگيريد. پس از مدتي و با کمي تمرين خواهيد ديد که دليلي براي اضطراب و عجله در کارها وجود ندارد. داشتن ذهن آرام باعث مي‌شود که شما از انجام کارها لذت بيشتري ببريد.

۲۱. امور غير ضروري را کنار بگذاريد
زندگي ما پر است از کارهاي زايد و اضافي که با شناسايي و حذف آن ها مي توان تا حد زيادي زمان بدست بياوريم. کمي به امور روزانه اي که انجام مي‌دهيد دقت کنيد؛ حتما شما نيز موارد زيادي از آن‌ها را پيدا خواهيد کرد که باعث کاهش کارايي شما مي‌شوند.

آخرين و مهم‌ترين نکته‌
نکته‌ي آخري که لازم است تا توجه ويژه‌اي به آن شود و به همين دليل در آخر و جداي از نکات ديگر به آن اشاره شده است. اين رويه مهمترين نکته ي اين مقاله است.
هدف اصلي در زندگي، لذت بردن است، کار هميشه هست!
مشغله‌ي کاري روزانه به قدري ما را گرفتار خود کرده است که از ياد برده‌ايم تا از آنچه انجام مي‌دهيم لذت ببريم. حتي وقتي که با نگاه و تفکر هوشمندانه به کارها مي‌نگريم قصد داريم هر چه زودتر آن‌ها را به اتمام برسانيم و به فکر لذت بردن از انجام کارها نيستيم. نکته‌ي مهم اين است که ابتدا فکر کنيد چطور مي‌توانم از کارهايي که انجام مي‌دهم لذت ببرم. چنين تفکري باعث مي‌شود که از طول مسير زندگي خود لذت بيشتري ببريد.
در حقيقت هدف اصلي اتخاذ روش و نقشه‌ي راهي است که با پيگيري آن شما بتوانيد تعهدات و وظايف روزانه‌ي خود را فارغ از پيچيدگي‌هايي که دارند با خوشحالي و لذت بيشتري انجام دهيد.
چنين گفته‌اي شايد به نظر رويايي بيايد اما در دنياي امروزي بيش از هر زمان ديگري امکان پذير و قابل پياده سازي است. کنجکاو بودن و پذيرش فرصت‌ها و خودشناسي و توجه به احساسات شما را در اين مسير ياري مي‌کند.

image

رعايت نکات فوق تاثير شگفت انگيزي بر کيفيت زندگي شخصي و کاري شما خواهد داشت. آيا تا کنون تجربه‌اي از رعايت نکات فوق داشته‌ايد؟ به نظر شما رعايت چه نکات ديگري مي‌تواند باعث افزايش کارايي در زندگي شود؟ ديدگاه خود را با ديگران به اشتراک بگذاريد.

876 بازدید
::تاریخ انتشار: تیر 21, 1394
تلگرام فیسبوک توییتر گوگل پلاس اشتراک در فیس نما اشتراک در کلوب

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

جدیدترین مطالب
پربیننده هفته
پربیننده ماه

اخبـــــار بازیگـــــران و چهره هــــــا

گالـــری عکس هـــای دیدنی و جـــالب